NGHIỆP VỤ CỦA VỊ TRÍ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY LOGISTICS

Vị trí nhân viên chứng từ là một vị trí được khá nhiều bạn sinh viên lựa chọn khi mới ra trường và nhất là những bạn nữ. Công việc này đòi hỏi các bạn phải có tính kiên nhẫn, cẩn thận, nhanh nhẹn. Đây là công việc mang tính lặp đi lặp lại, dễ gây nhàm chán cho những bạn mới bắt đầu đi làm.

Vậy cụ thể công việc này là làm những công việc gì?

Công việc này bao gồm những việc như sau:

·        Xử lý việc sắp xếp lô hàng hàng ngày và thu thập, chuẩn bị và phân phối tài liệu.

·        Chuẩn bị hợp nhất vận đơn và bất kỳ tài liệu nào khác được cho là cần thiết để hoàn tất giao dịch xuất / nhập khẩu. Phân phối các chứng từ cho các bên thích hợp một cách kịp thời để đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được thông suốt.

·        Nhập dữ liệu vào hệ thống để tạo file kịp thời và chính xác, xuất hóa đơn cho khách hàng và cập nhật theo dõi lô hàng và kiểm tra lô hàng.

·        Kiểm tra và theo dõi hàng hóa đến kho CFS hoặc bãi CY để đảm bảo giao hàng trước thời hạn.

·        Phân phối kịp thời các tài liệu cảnh báo và yêu cầu cho các bên thích hợp.

·        Lập chứng từ vận chuyển cho cả lô hàng xuất & lô hàng nhập theo yêu cầu.

Đây là một số công việc phổ biến mô phỏng cho vị trí nhân viên chứng từ để giúp cho các bạn có cái nhìn tổng quan khi còn trên ghế nhà trường. Tuy nhiên, tùy vào mỗi công ty, mỗi lĩnh vực thì nhân viên chứng từ lại có một công việc nhất định nào đó. 

Để làm được công việc này, các bạn cần trau dồi kiến thức, kĩ năng gì?

Ngay từ khi còn là năm hai, năm ba, các bạn cần trau dồi thành thạo những kiến thức và kĩ năng như sau:

• Kĩ năng đàm phán, tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài. Để làm được điều này đòi hỏi các bạn phải thành thạo ngoại ngữ. 
• Nắm chắc kiên thức nghiệp vụ về thương mại quốc tế như đàm phán mua hàng theo các điều khoản trong incoterm, quản trị rủi ro thương mại có thể phát sinh, làm hợp đồng ngoại thương và lựa chọn các phương thức thanh toán quốc tế
• Kỹ năng làm việc với các bên dịch vụ có liên quan: vận tải, forwarder, Carries, check giá, làm việc với nhà cung cấp, hải quan.
• Tư duy tốt và hiểu được quy trình làm hàng cơ bản, tính được giá thành nhập – xuất làm báo cáo gửi cấp trên.
• Biết các kỹ năng cứng về sách: soạn thảo chứng từ chuyên ngành: sale contract, Invocie, Packinglist, check Bill, Lên tờ khai hải quan, Khai VGM, xin  giấy phép, phát hành Debitnote, làm báo cáo quyết toán cuối năm… những nghiệp vu này bạn biết càng nhiều thì lương càng cao.

Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích với tất cả các bạn.

                                                                                    Người biên soạn: Nguyễn Thị Ngân - KTN59ĐH