Vị trí Sale Logistics

1.      Mô tả chung vị trí Sale Logistics

Hiểu một cách đơn giản vị trí Sale Logistics nghĩa là bán hàng – bán các sản phẩm, dịch vụ Logistics như: kho bãi, cước vận chuyển quốc tế, dịch vụ khai báo hải quan hoặc các dịch vụ khác trong chuỗi dịch vụ Logistics.

Trách nhiệm của sale logistics chính là giới thiệu, tìm kiếm khách hàng để cung cấp các dịch vụ cung ứng của công ty mình đến những công ty có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước, nước ngoài bằng đường biển, đường hàng không.

Nhiệm vụ của nhân viên Sale Logistics

·                    Tìm kiếm khách hàng qua việc quảng bá, giới thiệu các dịch vụ vận chuyển của hãng.

·                    Thường xuyên liên lạc, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ giá cả, dịch vụ ưu đãi cho khách hàng.

·                    Cung cấp hỗ trợ cho nhóm hậu cần, đảm bảo rằng tất cả các lô hàng đi và đến đều không bị hư hại hay nhầm lẫn.

·                    Yêu cầu khách hàng xác nhận đơn, đặt hàng bên ngoài với các nhà giao nhận vận chuyển hoặc môi giới.

·                    Làm việc với các nhà vận chuyển để phối hợp trả lại hàng hóa và quản lý các tập tin vận chuyển điện tử.

 

2.      Quy trình sales logistics- sales hãng tàu.

 

2.1  Xác định lợi thế sản phẩm của công ty( Lợi thế cạnh tranh của công ty )

Mỗi một công ty logistics đều có một thế mạnh nhất định về một loại hàng: hàng FCL, LCL, hàng air hay sea hoặc có những công ty họ có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ về các tuyến tàu có giá cước ưu đãi hơn như Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ,.... đối với công ty Logistics nhỏ thường chọn tuyến Châu Á, vì đơn giản, dễ làm, giá cả phải chăng, lượng khách hàng đông, còn tuyến Âu, Mỹ, Úc có giá cao điều này yêu cầu công ty phải có nguồn vốn lớn và ổn định; bên cạnh đó còn thường xuyên thay đổi giá, nhiều phụ phí phát sinh, luật XNK hàng hóa khắt nghiệt nên cần cẩn thận khi đi những tuyến này.Vì vậy các bạn cần xác định rõ lợi thế của mình để tìm kiếm những tập khách hàng chuẩn và tỷ lệ thành công chốt sales sẽ cao hơn. Về vấn đề này chúng ta nên tham khảo những đồng nghiệp, nhân viên cũả công ty để xác định dễ dàng hơn

2.2 Xác định khách hàng là mục tiêu

Đối tượng của nhân viên Sales Logistics là những nhân viên có quyền quyết định việc booking tàu, thuê dịch vụ xuất nhập khẩu, hầu hết đó chính là nhân viên xuất nhập khẩu, tuy nhiên ở môt số công ty nhỏ, chủ doanh nghiệp sẽ kiêm luôn nhiệm vụ này. Sales Logistics chia ra 3 bộ phận:

Sales FCL (Full Container Load) – Sales hàng nguyên cont: Đối tượng chủ yếu là các công ty xuất nhập khẩu lớn, ví dụ như các công ty XNK gạo, gỗ, may mặc, thủy hải sản,…

Sales LCL (Less than Container Load ) – Sales hàng lẻ: Các công ty XNK nhỏ thuộc TNHH một thành viên, các cá nhân có hàng gửi đi, nhập về từ nước ngoài và các FCL forwader

Sales Overseas: Đây là hình thức dành cho những công ty có quy mô lớn và muốn bành trướng quy mô hơn nữa. Họ tìm kiếm các công ty Forwarder nước ngoài để làm đối tác xử lý hàng cho họ

Sau khi đã xác định được thế mạnh cạnh tranh, thì bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm thông tin khách hàng mục tiêu thông qua các kênh tìm kiếm và cần phải là khách hàng thực sự tiềm năng.

Ví dụ: Bạn có quan hệ tốt với hãng tàu chuyên đi tuyến C.ÂU vì thế giá OF rất tốt, vì vậy cần tập trung tìm kiếm hàng khách XNK những mặt hàng hay đi C.ÂU như thủy sản hay may mặc. Tỷ lệ thành công sẽ cao hơn.

2.3  Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ đầu vào.

Việc các công ty Logistics cần xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp dịch vụ như nhà xe, hãng tàu, co-loader,hải quan,... sẽ giúp các bạn có một mức giá đầu vào tốt để cạnh tranh với các đối thủ.

2.4 Nắm vững quy trình nghiệp vụ

Các sales cần nắm vững quy trình làm hàng, sự phối hợp giữa các phòng ban để tránh việc bị nhỡ hoặc chậm thông tin lô hàng khi thực hiện chăm sóc khách, làm giảm niềm tin và giá trị thặng dư cho khách hàng.

Cách 1: Tìm theo khách hàng tiềm năng

Như mình đã nói trên, sau khi vạch ra thế mạnh và khách hàng tiềm năng của công ty, bạn cần xoay quanh và khai thác triệt để nguồn khách hàng của mình, những khác hàng mà bạn tự tin rằng dịch vụ Logistics của công ty bạn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của họ.

Cách 2: Tìm kiếm theo mặt hàng, theo mùa, …

Áp dụng nếu công ty chưa mạnh về một tuyến nhất định , hoặc là một công ty lớn mạnh về nhiều mặt

Đây là cách thức mà chủ yếu các hãng tàu (shipping line hay Liner) và các nhà Forwarder lớn hay áp dụng. Các nhà forwarder lớn do có mối quan hệ tốt, và lượng hàng khủng nên được ưu đãi về giá, dẫn đến họ tìm khách hàng theo mùa hàng, chứ không cần khoanh vùng một loại khách hàng nào cả.

Nhưng thực tế cho thấy các công ty Forwarder lớn đã có sẵn lượng khác hàng ổn định từ các khu công nghiệp, các công ty lớn và nhân viên Sales Logistics của những công ty này họ khá bận rộn trong việc đi follow và giữ chân lượng khách hàng quen thuộc của mình, cho nên những khách hàng nhỏ, mới vào nghề rất dễ bị bỏ xót. Do vậy, nếu bạn là Sales Logistics của một công ty mới và nhỏ thì vẫn có thể thành công chỉ cần một chút lanh lẹ và sự chăm chỉ áp dụng internet hoặc một số mối quan hệ tốt của mình để tìm nguồn khách hàng.

2.5 Xác định thông tin khách hàng

Sales Logistics, hay còn gọi là Sales Forwarder ở Việt Nam có đôi chút khác biệt, vì thói quen sử dụng nhập CIF, bán FOB của các doanh nghiệp XNK trong nước nên tùy thuộc vào từng loại ta cần xác định những thông tin khác nhau.

Sau khi đã tiếp cận được với khách hàng mục tiêu, hãy khéo léo trò chuyện và khai thác thông tin từ họ, càng nhiều thông tin càng tốt, đừng hỏi cứng nhắc như tra khảo họ, hãy trò chuyện như những người bạn, người đồng nghiệp thực sự của họ. Hãy chuẩn bị một quyển sổ tay để ghi chép những điều cần nói và ghi thông tin nhận được từ phía khách hàng.

Ví dụ một số thông tin cần khai thác trong trường hợp vận chuyển như :

Ø  Loại hàng, tính chất hàng hoá: Hàng gì ? Khô hay lạnh ?

Ø  Lượng hàng (Volume): Nếu hàng container thì là container bao nhiêu? Số lượng thường xuất (nhập); Nếu hàng lẻ thì cần hỏi số khối (CBM), kích thước, hàng biển hay hàng hàng không ?

Ø  Địa chỉ cảng Xuất – Nhập hàng : POL, POD

Ø  Các yêu cầu về thời gian vận chuyển : ETD

Ø  Các yêu cầu về đại lý handle hàng tại cảng xuất.

Ø  Đối với lô hàng mua giá EXW thì phải biết chính xác địa chỉ của shipper để thông báo cho đại lý nước ngoài và yêu cầu báo giá FOB charges hoặc giá vận chuyển (trong trường hợp sử dụng giá của đại lý).

Ø  Khách hàng cần giá hay cần chất lượng dịch vụ.

Ø  Một số nhu cầu đặc biệt về thủ tục và giấy tờ trong quá trình xuất nhập hàng.

Ví dụ : Sau cuộc trò chuyện bạn tóm lại được thông tin khách hàng như sau : Công ty TNHH ABC, sắp có một lô hàng mùn cưa nén, nguyên cont 20′, dự kiến XK qua Busan (Hàn Quốc) vào tháng 8 tới, xuất giá CIF, cần báo giá vận chuyển và giá làm thủ tục hải quan.

2.6  Phân loại khách hàng

Khách hàng tiềm năng: là những khách hàng đang thật sự có nhu cầu, và thuộc trong vùng khách hàng mục tiêu của bạn, thậm chí khách hàng có lô hàng chuẩn bị xuất hoặc nhập thì càng tốt

Khách hàng không tiềm năng: những khách hàng không có nhu cầu, đã có đối tác, những khách hàng xuất nhập khẩu một số mặt hàng không nằm trong sự hiểu biết và khó kiểm soát rủi ro đối với bạn. Ví dụ những khách hàng xuất nhật khẩu một số mặt hàng nguy hiểm như : than sọ dừa, thủy hải sản, trái thanh long, … những mặt hàng mà thường rất khó tìm được hãng tàu nhận vận chuyển. Hàng đi tuyến qua những nước vùng xa xôi, ít hoạt động, hoặc những nước đang có hỗn loạn, chiến tranh

Việc tìm kiếm đủ tập khách hàng và thông tin vô cùng quan trọng. Có một số kênh tìm kiếm cơ bản là:

+) Các hội chợ thương mại quốc tế: Đó là nơi các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tập trung và là nơi các sales logistics thường xuyên hiện diện và gặp gỡ khách hàng.

+) Các kênh B2b luôn là sân chơi của người làm xuất nhập khẩu

+) Danh bạ doanh nghiệp: chắc chắn là một nguồn tài liệu quý giá.

+) Thông tin từ những DN hun trùng, kiểm dịch, hay thông tin từ hải quan.Xây dựng quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.

Luôn chủ động trong việc hẹn gặp khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ để nắm rõ thông tin, nhu cầu của khách hàng nhằm đáp ứng dịch vụ tốt nhất cũng như hiểu rõ hơn về dịch vụ của mình.

Bên cạnh những hiểu biết về sản phẩm của mình (kiến thức chuyên môn vững: để tiếp cận, giải thích, hỗ trợ, khách hàng). Cần lưu ý: Các kiến thức bán hàng nói chung, còn những kiến thức cơ bản về hàng hải (như lịch tàu, giá cước, tình hình thị trường, cảng xếp dỡ…) – Có kiến thức chung rộng: khi tiếp xúc khách hàng, ngoài trao đổi về công việc, thời gian chủ yếu lại bàn về vấn đề chính trị, xã hội,…

Để khách hàng để họ lắng nghe mình thuyết phục thì cần kỹ năng giao tiếp rất tốt: người bán hàng cần phải truyền đạt và cảm nhận được thông tin khi liên lạc, tiếp xúc với khách hàng, và cố gắng không thúc ép, vì mỗi ngày người ta có thể nhận được cả chục cuộc điện thoại như thế “Đừng có trở thành 1 cuộc điện thoại quảng cáo tầm thường mà người ta gặp hằng ngày”.

2.7 . Báo giá theo nhu cầu

Sau khi có giá từ hãng tàu về tuyến và lượng hàng theo nhu cầu của khách hàng. Ta tiến hành báo giá cho khách hàng. Khi báo giá cho khách hàng cũng nên quan tâm khách hàng đó cần giá hay cần chất lượng để có thể báo giá phù hợp

Những nội dung cần báo :

Giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất phát đến điểm đến ( cảng tại nước đến, kho của người nhận,… ) : Tùy thuộc vào lượng lợi nhuận của công ty và tùy vào kiểu khách hàng, mà công ty có thể báo chênh lệch với giá mà công ty nhận được từ hãng tàu. Đối với khách hàng chú trọng chất lượng dịch vụ, giá có thể chênh lệch so với giá hãng tàu rất cao bù vào đó chất lượng sẽ được nâng cao, và ngược lại.

Thời gian vận chuyển hàng : Đối với những chuyến khác nhau sẽ có thời gian vận chuyển khác nhau. Và tùy vào hãng tàu sẽ có sự chênh lệch thời gian, tuy nhiên chênh lệch không đáng kể.

Địa điểm trung chuyển: Hàng vận chuyển đến những nơi xa như Châu Mỹ, Châu Phi,… sẽ phải có nơi trung chuyển giữa đường, hoặc đối với những lô hàng LCL trong cùng container không phải lúc nào cũng đi đến cùng một cảng đích. Nhiều khi, chúng chỉ được vận chuyển chung container trên một chặng đường nào đó, sau đó lại được dỡ ra và sắp xếp vào những container khác (reload) trước khi đi tiếp. Điều này gây mất thời gian và tổn hại đến hàng hóa, khách hàng cần phải biết điều này để chuẩn bị bảo quản hàng hóa tốt hơn, đặc biệt đối với hàng tươi sống và hàng dễ vỡ.

Lịch tàu : Hàng hóa sẽ được vận chuyển theo lịch cố định của hãng tàu hoặc sân bay. Có tuyến đi thứ 2, thứ 4, có tuyến đi thứ 3, thứ 5, … Tùy thuộc vào lịch mà hãng tàu và hãng hàng không đưa ra.

Phụ phí liên quan : Phụ phí biến động giá nhiên liệu, Phụ phí biến động tỷ giá ngoại tệ, Phụ phí mùa cao điểm, Phụ phí xếp dỡ tại cảng,…

Một số lưu ý đặc biệt.

Sau khi có tất cả các loại chi phí cần thiết tiến hành báo giá theo nhu cầu của khách hàng. Nếu là khách hàng quen thuộc, đã qua nhiều đợt làm ăn có thể gọi điện báo giá. Nếu là khách hàng mới, hoặc muốn thông báo thông tin đầy đủ đến khách hàng có thể gửi mail báo giá đến khách hàng.

Sau đó bạn nhận được phản hồi từ khách hàng họ không đồng ý hợp tác cùng bạn, hãy cố gắng tìm hiểu nguyên nhân tìm cách thuyết phục và thương lượng, đồng thời rút kinh nghiệm cho lô hàng sau; còn nếu mọi chuyện vẫn thuận lợi chuyển qua giao đoạn tiếp theo – theo dõi hàng hóa.

2.8  Theo dõi hàng hóa.

Vì là người đứng giữa nên công ty phải theo dõi cả 2 phía, theo dõi khách hàng để kịp thời xử lý hàng đúng ngày, kịp thời điểm không làm trễ hẹn của khách gây mất uy tín của công ty và theo dõi các dịch vụ mà khách hang sử dụng, vì thường khách hàng sẽ tham khảo giá trước 20 ngày thậm chí 1 tháng so với ngày xuất nhập hàng hóa. Do đó, công việc này rất quan trọng để kết nối giữa công ty và khách hàng

2.9 . Chuyển giao công việc

 Sales Logistics chuyển giao  lại bộ phận khác như chứng từ và giao nhận sẽ đảm nhiệm để đáp ứngnhững nhu cầu mà khách đã đề nghị.

Bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với người gửi hàng hoặc người nhập hàng để lấy một số chứng từ liên quan như packing list, invoice, giấy chứng nhận xuất xứ, … Và sẽ phát hành một số chứng từ như House bill, D/O, … phục vụ cho quá trình làm việc giữa bộ phận giao nhận với hải quan, và giữa công ty với khách hàng.

Bộ phận giao nhận : Đến ngày xuất, nhập hàng, cầm tất cả các giấy tờ, chứng từ liên quan ra cảng, kho, bãi, tiến hành làm thủ tục xuất, nhập hàng, chuyển giao hàng cho người nhận hàng.

2.10. Chăm sóc khách hàng.

Hãy chăm sóc khách hàng thật tốt, đưa họ trở thành khách hàng trung thành của công ty. Hãy gửi một lời nhắn qua điện thoại, gmail, skype cho khách hàng khi đến dịp lễ, tết; mở ra những buổi tiệc giao lưu, gặp gỡ cà phê trò chuyện để thân thiết hơn. Ở nhiều doanh nghiệp sẽ có dịch vụ tư vấn nghiệp vụ miễn phí giúp cho đối tác của mình khi gặp khó khăn trục trặc với hải quan, thông quan, giảm thuế,…

3.      Khi làm Sale Logistics cần chuẩn bị những gì ?

a)                 Hiểu biết cơ bản về Logistics

b)                 Công ty mình đang làm cung cấp dịch vụ Logistics nào?

c)                 Hiểu biết về các sản phẩm là thế mạnh của công ty

d)                 Có hiểu biết nhất định về quy trình, dịch vụ

e)                 Các mối quan hệ có giá trị

f)                  Kĩ năng mềm cần thiết

4.      Lương/Hoa hồng

          Mức lương của Sale Logistics tùy thuộc vào từng công ty có mức lương và ưu đãi khác nhau

Đối với nhiều công ty trả lương cao => áp lực doanh số cao

Đối với các công ty có mức lương thấp so với mặt bằng chung => hoa hồng nhiều

Hoa hồng đặt ra để các nhân viên cố gắng phát triển nghề nghiệp và tạo động lực cho các nhân viên Logistics

Qua bài viết này, hi vọng các bạn có thể thấy được vị trí nhân viên Sale Logistics có những vất vả như cạnh tranh về giá, chịu nhiều áp lực, các quy định bên liên quan khắt khe. Song vào đó, đây là một ngành mới mẻ khá thú vị với những ai có đam mê và nhiệt huyết bởi có thể tạo dựng những mối quan hệ và phát triển trong xã hội. Hi vọng những thông tin trên hữu ích cho bạn đọc. Chúc các bạn thành công !

                                           Sinh viên: Dạ Vũ Thị Minh Ngọc LQC 59ĐH