Trang chủ / Tin hoạt động
CÁCH THỨC TỔ CHỨC BUỔI SINH HOẠT, SỰ KIỆN (30 người) (22/04/2022)
Hầu hết mọi người trong chúng ta ít nhiều đều đã tham dự nhiều buổi sinh hoạt, sự kiện lớn nhỏ với quy mô cũng như cách thức tổ chức rất đa dạng phong phú. Để có một buổi sinh hoạt, sự kiện suôn sẻ thì đằng sau đó là cả sự nỗ lực chuẩn bị của những người làm chương trình đó. Sau thời gian phải huỷ bỏ nhiều kế hoạch do dịch bệnh, CLB Kết nối doanh nghiệp khởi động lại các dự án tuyển chọn, đào tạo huấn luyện nhân sự để đưa ra các công ty và tiến xa hơn nữa phát triển thành một mô hình đào tạo các cá nhân ưu tú trong lĩnh vực XNK Logistics. Qua những lần tham gia CLB với những vai trò khác nhau như hậu cần, leader, MC..., bản thân mình có cơ hội rèn luyện, nâng cao kĩ năng mềm phát triển bản thân tạo tiền đề sau này ra trường tiếp xúc, làm việc trong môi trường công việc thêm tự tin và hiệu quả. 
 Dưới đây là kinh nghiệm đúc kết của mình về cách thức tổ chức một buổi sinh hoạt, sự kiện tầm cỡ 30 người. Bài viết được viết từ kinh nghiệm cá nhân, rất mong có thể giúp ích cho các bạn. 
 Một buổi sinh hoạt, sự kiện được tổ chức dù lớn nhỏ thì đều trải qua 3 giai đoạn tương ứng với 3 nội dung chính lần lượt chúng ta cần chuẩn bị và tiến hành cẩn thận: trước buổi sinh hoạt, trong buổi sinh hoạt và khi kết thúc buổi sinh hoạt. 
1.Trước buổi sinh hoạt 
a, Lập team 
- Tổ chức 1 buổi sinh hoạt, sự kiện cần thực hiện 1 khối công việc không nhỏ, vì vậy các thành viên tham gia cùng lập team để phân chia công việc giúp đỡ nhau cũng như cùng trao đổi, bàn bạc để đi đến sự thống nhất trong team. 
- Trong team đó sẽ chia ra bao gồm: leader, MC, hậu cần, viết content đăng bài... Mọi người cùng nhau lựa chọn ra thành viên nào phù hợp tương ứng với vị trí nào trong team. 
 +  Leader là người bao quát cả team, biết phân công công việc phù hợp cho các bạn, có tiếng nói chung, mẫn cán với công việc, team. 
 + MC là người dẫn chương trình trong buổi sinh hoạt, sự kiện, có giọng nói to, dõng dạc tự tin, ngôn từ và xử lý tình huống nhanh nhạy. 
 + Các thành viên khác cùng hỗ trợ nhau trong công tác chuẩn bị hậu cần, viết content, bài cảm nhận về buổi sinh hoạt... 
b, Họp thành viên, phân công công việc 
- Sau khi lập team xong, các thành viên nên có ít nhất 1 buổi cùng nhau trao đổi về nội dung, công việc cần làm để chuẩn bị cẩn thận trước buổi sinh hoạt. 
 + Quảng bá về buổi sinh hoạt: lên bài viết đăng vào group, page của CLB để mọi người cùng nắm bắt được và theo dõi (thống nhất về thời gian, địa điểm càng tốt để mọi người nắm bắt được).  
 + Thu nhập thông tin: tạo google form điền thông tin đăng ký tham dự buổi sinh hoạt đi kèm với bài viết đăng trong group, page của CLB (Cơ sở để thu thập về số lượng người tham dự, danh sách điểm danh, câu hỏi ý kiến mong muốn thu thập trước từ các bạn đăng ký tham gia buổi sinh hoạt...) 
- Liên hệ với khách mời: chủ động liên hệ với khách mời để họ sắp xếp công việc tham gia buổi sinh hoạt, sự kiện. 
- Chuẩn bị địa điểm tổ chức: 
 + Liên hệ mượn chìa khoá phòng trong khuôn viên trường Đại học Hàng hải Việt Nam (phòng mô phỏng, văn phòng khoa...), hoặc thuê địa điểm. 
+ Quay video cơ sở vật chất, trang thiết bị trước khi vào phòng đó (minh chứng nếu có xảy ra mất mát, hỏng hóc đồ đạc, trang thiết bị...), vệ sinh và sắp xếp phòng (kê bàn ghế theo vị trí đã thống nhất cho phù hợp để thực hiện buổi sinh hoạt), check đèn điện và mic (nếu có), máy chiếu (nếu dùng powerpoint hoặc việc khác)... 
- Mua nước, bánh kẹo, hoa quả: dự trù theo số lượng người tham gia, các dụng cụ khác (khăn trải bàn, cốc...) bố trí mượn hoặc mua ngoài. 
c, Lên timeline nội dung  
- Chuẩn bị dẫn chương trình của MC một cách chi tiết và đầy đủ, tránh trường hợp thiếu nội dung dẫn đến lúng túng... 
 + Mục đích nội dung buổi sinh hoạt. 
 + Giới thiệu, chào hỏi khách mời, thầy cô và các bạn tham dự. 
 + Triển khai nội dung chính của buổi sinh hoạt. 
 + Kết thúc, lời cảm ơn tới khách mời, thầy cô và các bạn. 
- Bản timeline: có đầy đủ nội dung buổi sinh hoạt, thời gian, địa điểm cụ thể, rõ ràng, phân chia thời lượng của các đề mục nội dung (leader tổng hợp và gửi tới team, gửi khách mời nếu cần) 
- Bản powerpoint (nếu có): check máy chiếu, bản pp chuẩn bị thật ngắn gọn và đủ ý, có thể show thông tin khách mời và nội dung chính của buổi sinh hoạt. Tránh cho quá nhiều thông tin, chữ lên powerpoint vì đây không phải là buổi thuyết trình ở lớp học. 
2.Trong buổi sinh hoạt 
- Các thành viên trong team đến địa điểm tổ chức sớm để check lại toàn bộ mọi thứ và chuẩn bị cho công tác điểm danh. 
- Gần đến giờ tổ chức buổi sinh hoạt nhắc nhở mọi người cùng ổn định chỗ ngồi. 
- MC dẫn chương trình điều khiển buổi sinh hoạt, các thành viên khác trong team hỗ trợ từ bên bên dưới (mic, nước uống, bầu không khí phía người tham dự..., chụp ảnh quá trình diễn ra buổi sinh hoạt làm tự liệu...)  
3.Kết thúc buổi sinh hoạt 
- Thu dọn và sắp xếp bàn ghế về vị trí ban đầu. 
- Cả team cùng rút kinh nghiệm những lỗi vô tình mắc phải trong buổi sinh hoạt, phát huy điểm tốt trong những buổi sinh hoạt sau. 
- Các thành viên viết bài cảm nhận thu hoạch sau buổi sinh hoạt. 
- Viết content tổng kết buổi sinh hoạt đăng lên group, page của CLB. 
  Điều quan trọng nhất trong quá trình tham gia tổ chức để có được buổi sinh hoạt, sự kiện diễn ra suôn sẻ, trôi chảy thì một phần lớn là ý thức của các thành viên cùng tham gia trong team, có sự đoàn kết, lắng nghe, chia sẻ, tinh thần tập thể cao... Qua mỗi buổi sinh hoạt như vậy càng rèn cho mỗi chúng ta thêm kinh nghiệm, trau dồi củng cố kĩ năng mềm để sau này khi ra trường làm việc ở môi trường chuyên nghiệp hơn, bản thân sẽ không cảm thấy e dè, ngại ngùng vì chưa biết, thiếu kinh nghiệm mà thay vào đó là sự tự tin, tinh thần trách nhiệm và nhiệt huyết tuổi trẻ. 
Đỗ Thùy Linh - KTN60CL
TIN CÙNG CHUYÊN MỤC
KHO CFS TẠI CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS (VIỆT NAM) (29/12/2023)
Sáng ngày 6/12/2023 vừa qua, CLB Kết nối Doanh nghiệp Khoa Kinh tế cùng với thầy Trần Hải Việt đã có chuyến tham quan thực tế  đầy thú vị và bổ í...

Kho Ngoại quan và kho Tổng hợp tại Công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam) (29/12/2023)
Vào sáng ngày 6/12/2023 vừa qua, CLB Kết nối Doanh nghiệp Khoa Kinh tế Trường Đại học Hàng hải Việt Nam phối hợp với Công ty TNHH Yusen Logistics (Việ...

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KNDN CỦA KHOA KINH TẾ (06/11/2023)
Vào sáng ngày 28/10/2023,  Trường Đại học Hàng hải Việt Nam đã diễn ra  hội nghị “Tổng kết chương trình Kết nối Doanh nghiệp năm học 2022-2023” với sự...

HỘI NGHỊ TỔNG KẾT KẾT NỐI DN KHOA KINH TẾ (06/11/2023)
TỌA ĐÀM CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC CỦA HOẠT ĐỘNG KẾT NỐI DOANH NGHIỆP I. LỜI MỞ ĐẦU       Vào sáng ngày 28/10/2023 vừa qua, tại p...

QUY TRÌNH KHAI THÁC TÀU CONTAINER TẠI CẢNG XANH VIP (23/05/2023)
...