Chắc hẳn bên cạnh những kĩ năng cứng được học ở trường, các bạn cũng mong muốn mình có thể phát triển được những kĩ năng mềm cho bản thân bất cứ lúc nào, ngay cả khi vẫn còn ngồi trên ghế nhà trường hay đã đi làm. Và một trong số những kĩ năng mềm mà mình muốn đề cập đến là việc tổ chức một sự kiện.

Và trong buổi giao lưu với câu lạc bộ, chị Nguyễn Thùy Dương – đại diện bên S.O.C đã chia sẻ:

Làm thế nào để có thể tổ chức một sự kiện thành công?

Để một sự kiện đi đến thành công thì đây là một số kế hoạch cần thiết khi tổ chức sự kiện:

Khi tổ chức một sự kiện mọi người thường hay tập trung vào nội dung của buổi hôm đó mà quên đi mất phần mở đầu còn quan trọng hơn. Vì vậy, đầu tiên chúng ta cần phải xác định được mục đích của việc tổ chức chương trình là gì. Vì khi biết được mục đích, chúng ta mới biết được thông điệp và ý nghĩa cần truyền tải đến cho mọi người. Tiếp đó, chúng ta cần phải xác định đến mục tiêu của sự kiện đó và mục tiêu cần phải được đo lường bằng con số cụ thể.

Vì sau khi kết thúc, chính mục đích và mục tiêu đó sẽ giúp ta xác định được chương trình có thành công hay không và thành công hay không thành công ở chỗ nào. Nếu chúng ta không có được target ban đầu, chúng ta chỉ thấy được sự thành công đó qua cảm tính mà không có sự chắc chắn. Và chắc hẳn sếp của bạn sẽ không chấp nhận điều đó.

Sau khi có được mục đích và mục tiêu, chúng ta cần đề ra một kết quả mong muốn, và kết quả này cũng cần được đề cập tới những con số cụ thể. Ví dụ như trong lĩnh vực kinh doanh thì kết quả mong muốn của doanh nghiệp sẽ là đạt được doanh thu cụ thể là bao nhiêu và lợi nhuận thế nào.

Tiếp đến chúng ta cần soạn thảo xem nội dung của chương trình cần những gì, diễn giả và khách mời của chương trình đó là ai. Cần có khung thời gian dự kiến, xác định địa điểm tổ chức và xác định được kênh truyền thông của mình để chúng ta có thể thực hiện kế hoạch marketing một cách hiệu quả.

Đối với timeline chung của chương trình, chúng ta cần có các đề mục cần thiết như: nội dung công việc, deadline và người phụ trách từng công việc đó.

Đối với kinh phí, khi làm về kinh phí thì mọi người cần khảo sát giá ở ngoài thực tế, khi đưa vào bảng dự trù kinh phí chúng ta nên để ở mức giá cao nhất và nên xin thêm 15% so với tổng chi phí mà chúng ta đã đề ra.  Bởi lẽ, thứ nhất, đi làm ở trong công ty sẽ rất khó xin tiền, thà rằng chúng ta xin dư rồi về trả lại thì sếp sẽ dễ chịu hơn việc mà chúng ta xin thiếu rồi lại xin tiếp nữa. Lí do thứ hai là khi chúng ta tham khảo được giá rẻ ở một nơi nào đó nhưng khi chúng ta cần mua, cần thuê thì chỗ đó lại đóng cửa hay phá sản,… Và lí do cuối cùng là chúng ta sẽ có các chi phí khác phát sinh mà chúng ta không thể dự trù được trước đó.

Đến với bước cuối cùng là set up trong sự kiện thì chúng ta cần có sự tưởng tượng giỏi. Vì khi tưởng tượng chúng ta mới có thể sắp xếp được nhân sự ở những vị trí nào là hợp lý hay cách bố trí, tổ chức sự kiện gồm những phần nào, mình cần làm và chuẩn bị những gì cho phù hợp. Khi tưởng tượng càng chi tiết và cụ thể thì chúng ta mới có được phần chuẩn bị thật tốt, giúp cho chương trình dễ dàng đạt được thành công hơn.

Hy vọng thông qua những chia sẻ này, các bạn có thể tự lên kế hoạch và tổ chức được một sự kiện thành công theo như các bạn mong muốn.

Đỗ Thị Thanh Hải – KTN59ĐH